Udělejte si pořádek: Zdokumentujte svůj pracovní postup

Noví zaměstnanci a čerstvé tváře v pracovní síle, včetně čerstvých absolventů, mají obvykle čas navíc, když nastupují do nového zaměstnání. Školení může trvat týdny nebo měsíce a kolegové z práce a manažeři vám chtějí dát trochu prostoru, než se budete aklimatizovat. Jedním z nejcennějších způsobů, jak využít tento prostoj, je zdokumentovat pracovní tok a procesy.



Dokumentování vašich pracovních postupů a procesů neznamená nic jiného, ​​než zaznamenat přesně to, co vaše práce obnáší, krok za krokem. Je to přesně vše, co se učíte, když jste v pracovním prostředí noví. Zahrnuje také všechna vylepšení a změny, které můžete v těchto procesech provést, jak čas plyne, nebo když objevíte lepší nebo efektivnější způsoby, jak svou práci dělat.

Podniky a vládní organizace, které jsou velmi velké a dobře zavedené, již mohou mít provozní příručky a další dokumentaci v hojnosti, ale podle mých zkušeností menší společnosti a týmy obvykle ne, nebo pokud ano, jsou vážně zastaralé.





Udělejte si pořádekKdyž se v nové práci potýkáte s prostojem, zdokumentujte svůj pracovní postup a procesy nebo aktualizujte příručky, které jste obdrželi. Výhody jsou obrovské a mnoho.

Výhody dokumentování vašeho pracovního postupu
Pro začátek, dokumentování vašeho pracovního postupu posílí školení na pracovišti, které jste doposud absolvovali. Ve skutečnosti se práci naučíte rychleji.



Za druhé, tyto dokumenty jsou zlatem pro manažery a IT oddělení, které nemusí znát kroky a lidi, kteří se podílejí na vaší práci? které budou potřebovat vědět, kdykoli budou provádět změny nebo zavádět nové nástroje a musí promyslet všechny možné efekty. Ze zkušenosti mohu říci, že uslyšíte jen chválu, pokud dokážete dodat podrobný a uspořádaný dokument, který obsahuje vše, co potřebují. Alternativou je promluvit si o nich prostřednictvím své práce ad hoc, kdy můžete zapomenout na krok, špatně mluvit, nebo to jednoduše spletete.

Zatřetí, manažeři a kolegové kolegové budou lpět na vašich dokumentech, pokud si někdy budete potřebovat vzít nečekanou dovolenou. Stejně tak, když budete povýšeni na novou pozici nebo přejdete do jiné společnosti, kolegové, které opustíte, budou vděční, že mají aktualizované příručky, které předáte osobě, která nastoupí na vaše místo.

Jak dokumentovat svůj pracovní postup
Dokumentace, kterou píšete, by měla být jednoduchá, snadno srozumitelná a přístupná. Ve většině případů doporučuji vytvořit textový dokument (například dokument Word) s několika vloženými obrázky.

Spíše než vytvořit jeden masivní dokument, který popisuje vše, vytvářejte dokumenty, které zachycují pouze jeden postup nebo které nastiňují řadu souvisejících postupů, které je třeba provést v daném pořadí. Osobně jsem zahlcen dokumentací, která je delší než cca 11 nebo 12 stran. Mnohem raději vidím 4 nebo 5 stránek jednoduchých, snadno čitelných pokynů. „Co dělat a co nedělat“ v dolní části tohoto článku vám pomůže nasměrovat vás k vytváření stručných, ale důkladných příruček.

Velmi jednoduše řečeno, mějte poznámky, kdykoli máte školení na pracovišti, a přeneste tyto poznámky do dokumentu. Jakmile začnete dělat práci sami, přidejte do poznámek nebo je upravte tak, aby přesněji odrážely úkoly, které děláte.

Pokud vaše práce obsahuje „velký obrázek“, nějaký přehled, dejte to na začátek dokumentu. Body, které tvoří celkový obrázek, jsou to, co byste měli zaznamenat důkladněji, buď do stejného dokumentu, nebo do několika menších dokumentů, pokud jej potřebujete rozdělit. Například v marketingu newsletterů může přehled vypadat takto:

  • Copywriter napíše kopii a odešle ji marketingovému manažerovi.
  • Marketingový manažer zkontroluje a upraví kopii a získá souhlas od hlavního marketingového manažera.
  • Marketingový manažer odešle požadavek na spuštění aktualizace seznamu.
  • Marketingový manažer doručí poslední kopii asistentovi.
  • Assistant vytváří newsletter a odesílá test zajištění kvality.
  • Tým kontroly kvality kontroluje zpravodaje a odesílá změny. Asistent implementuje změny, ověří a naplánuje vydání.
Každá z těchto položek by mohla mít třístránkový manuál popisující kroky potřebné k provedení práce. Kde a jak se kopie předává? Jaký formát musí mít kopie? Kdo provádí aktualizaci seznamu a co to znamená? Nebo lze několik z těchto položek sloučit do jedné příručky, například tři úkoly začínající „marketingovým manažerem?“

Co budete potřebovat
Chcete-li kroky napsat, musíte je alespoň jednou proškolit. Až budete muset práci udělat znovu, použijte svůj první návrh vlastních postupů, který vás provede jednotlivými kroky, abyste zjistili, zda jsou přesné a snadno srozumitelné.

Snímky obrazovky. Pořizujte snímky obrazovky čehokoli, co se zdá být obtížné vysvětlit v textu nebo co je nejlépe ilustrováno vizuálně. Nejprve uložte všechny snímky obrazovky do složky a do dokumentu je přidejte pouze v případě, že jsou potřeba. Příliš mnoho snímků obrazovky se bude každému, kdo čte vaše příručky, zdát arogantní.

(Existuje několik způsobů, jak pořídit snímek obrazovky, ale nejrychlejší jsou: v systému Windows použijte tlačítko PrtScn a poté funkci vložení, abyste obrázek vložili do programu pro úpravu obrázků, kde jej můžete oříznout a upravit; na počítačích Mac použijte Apple+Shift+4 a přetáhněte cíl kolem oblasti, kterou chcete střílet.)

Software pro snímání obrazovky. Editor obrázků, který používáte, může obsahovat nástroje pro označení snímků obrazovky, pokud chcete přidat šipku ukazující na něco relevantního nebo zvýraznit určitou část obrázku. Program pro snímání obrazovky za 50 dolarů Snagit a Snagit pro Mac udělá téměř vše, co byste mohli potřebovat.

Bezdrátový mobilní reproduktor Bose Soundlink

Nástroje diagramů. Některé pracovní postupy a postupy jsou nejlépe vyjádřeny pomocí malých diagramů. Software pro myšlenkové mapy vám může pomoci rychle kreslit vývojové diagramy a podobně, i když mnoho stejných nástrojů pro vytváření diagramů najdete také v aplikaci Microsoft PowerPoint a omezenější výběr ve Wordu na kartě Vložit.

Pro a proti

  • Dělat vytvářejte jednotlivé dokumenty pro různé procesy a postupy, spíše než jeden masivní dokument, který vysvětluje celou vaši práci.
  • Dělat být důkladný, ale také stručný.
  • Dělat zahrnout snímky obrazovky.
  • Dělat dokončení dokumentů trvá několik týdnů. Dejte si čas na zamyšlení nad procesy a vraťte se k dokumentům, abyste zkontrolovali, zda jste je zaznamenali přesně.
  • Dělat umístěte do horní části stránky datumové razítko, které ukazuje, kdy byl soubor naposledy aktualizován.
  • Dělat při dokumentování pracovního postupu používejte místo jmen lidí názvy pracovních pozic.
  • Dělat uchovávejte hlavní kopie ve sdíleném umístění, aby je ostatní lidé mohli snadno získat.
  • Dělat uchovávejte místní zálohu souborů na ploše nebo v soukromém cloudovém systému (nebo v obou).
  • Dělat jednou ročně zkontrolovat a zrevidovat své dokumenty. Představte si je jako živé dokumenty, které nejsou nikdy „dokončené“. Neustále se vyvíjejí.
  • Dělat řekněte svému šéfovi a kolegům, že vytváříte a udržujete tyto nové záznamy, protože mohou mít také cenné informace.
  • ne zahrňte kliparty jednoduše pro oživení stránek. Všichni to nenávidí.
  • ne zbláznit formátování textu. Nechte to jednoduché. Pro podnadpisy použijte tučné písmo. Používejte podle potřeby odrážky a číslované seznamy, aby lidé snadno viděli relevantní informace. Udržujte odstavce velmi krátké.
  • ne používat jména lidí. Odkazujte na lidi podle jejich pracovních pozic. Už jsem to řekl? Ano, ano, ale je to opravdu důležité, takže to opakuji.
  • ne nadměrně chraňte své dokumenty. Vytvořili jste je, abyste pomohli organizaci, nikoli pouze pro váš prospěch.
  • ne výstup vašich dokumentů do PDF. Nechte je ve formátu, který lze upravovat (viz výše).
Doporučená